Haber: FikirAvcisi
Tarih: 17.03.2011

Yazı Boyutunu Değiştir :

İyi Bir Sekreter Nasıl Olmalıdır?

sekreter
Facebook (1)

İyi birsekreter / yönetici asistanı olabilmek, sadece ofisteki işleri iyi organize edebilmek, ingilizceyi iyi konuşabilmek ya da hızlı yazı yazmabilmekten ibaret değildir..

Firmanızı arayan bir müşteriye, yöneticinizi arayan bir başka yöneticiye, telefon bağlayacak bir başka sekretere profesyonellik anlamındaki izlenim, telefonu açtığınızda ilk SİZin tarafınızdan verilmiş olacaktır.

Firma sahipleri, ofislerine alırken, ödeyecekleri ücretin karşılayabildiği kadar özelliğe sahip kişileri seçiyorlar. Özellikle küçük ofislerde olarak görev yapan kişilerin niteliksiz olmaları farkında olmasalar da hem çalıştıkları yerin, hem de mesleğin imajını olumsuz etkilemektedir. Sekreterlik mesleğinde, çalışanların niteliklikleri çok çeşitlilik gösterir. Çok eğitimli ve donanımlısı olduğu gibi, mesleki bilgisi az, tecrübesiz olanlarıda vardır. 

Her ne düzeyde olursa olsun bir çalışan için önemli olan işini doğru düzgün yapmak ve yaptığı işle ilgili kişisel gelişimine önem vermektir. Çalışma hayatında karşılaştığımız olumlu ve olumsuz örnekler, dikkatle izlendiği ve ders alındığı takdirde kişisel gelişimimize büyük katkı sağlamaktadır.

Gelen telefonları cevaplarken dikkat edilmesi gereken bazı detaylar :

Firmamızı temsil ettiğimizi asla unutmamalıyız.
Telefonu gülümseyerek açmalıyız. Olumlu enerjimiz mutlaka karşı tarafa yansıyacaktır.
İş tempomuz yoğun olabilir, zor bir gün geçiriyor olabiliriz. PROFESYONELLİK bunu karşı tarafa hissettirmemektir.
İnsanlar karşılarındaki muhatabın kim olduğunu bilmek isterler. Bu yüzden telefonu açtığımızda mutlaka hem firmamızın ismini hem de kendi ismimizi söylemeliyiz. (Santralde isek ve otomatik santral yoksa firma adı söylenmeli, birim sekreteriysek sadece ismimizi söylemek yeterlidir)
– TURKCELL.. İyi günler. Ben Burcu. Nasıl yardımcı olabilirim?

- Buyrun, ben Özlem…

- Gürel Selçuk’un makamı, buyrun.

Telefonu açmadan önce konuşuyorsak mutlaka kesmeliyiz. Bunun nedeni, o esnada konuşulanlar şirkete ilişkin özel bilgiler olabilir ve karşı tarafın bunu duymaması gerekebilir. Ya da özel bir konu olabilir ve bunun duyulması doğru olmaz.
Bazen şu tarz konuşmalara da rastlıyorum :

- …….… Bakanlığı

- Ahmet Özgüven’le görüşmek istiyorum.

- Bi saniye.. (telefonu aktarırken aynı anda şu konuşmayı yapmaktadır: burdan çıkınca kuaföre gideyim, kendime bakı…)

!!?!?!!

Bu hiç şık olmayan bir telefon aktarma biçimidir. Telefonu ilgili kişiye aktarırken MUTLAKA diğer konuşmalarımıza ara vermeliyiz..

Öfkeli bir müşterimiz arıyor olabilir. İlgili bir üslupla çağrıyı karşılayıp, mümkünse durumu yumuşatarak, kendisini doğru kişiye yönlendirmeliyiz.
“tabi canım aktarıyorum”, “Hayatım Ahmet bey ofiste mi” gibi üslupların kesinlikle kullanılmaması gerekir. (Özellikle kamu kurumlarında çalışan bazı birim sekreterlerinde genellikle karşılaştığım bir konuşma şeklidir)
Net ve doğru bir Türkçe ile konuşmalıyız.
Durum ne olursa olsun, nezaketimizi korumalıyız.
Samimiyet ile laubalilik birbirine sıkça karıştırılabilen bir durumdur. Buna mutlaka dikkat etmeliyiz.
Telefonla konuşurken aynı anda mutlaka not almalıyız, karşı tarafa 2-3 kez ismini söylettirmek doğru değildir.

Kaynak: sekreteriz.biz

Bir önceki yazımız olan Japon Yeni, $ Karşısında Tarihin En Yüksek Değerinde! başlıklı makalemizi de okumanızı öneririz.

Gelen Aramalar: sekreterlik nasıl yapılır,sekreter nasıl olmalı,iyi sekreter olmanın yolları,iyi bir sekreter nasıl olunur,iyi bir sekreterin özellikleri,sekreter telefonda nasıl konuşmalı,sekreterlik işi nasıl yapılır,sekreterlik nasıl olmalı,iyi bir asistan nasıl olmalı,bir sekreter telefonda nasıl konuşmalı

Yorumunuzu bizimle paylaştığınız için teşekkürler.


Ekonomi Hattı Ekonomi ve İş Dünyası